Terms & Conditions
Please read these terms before confirming an event. They explain booking, payment, schedule, safety, cancellations, and responsibilities.
Effective date: July 31, 2026
1. Scope and acceptance
These Terms & Conditions apply to sound, party-lighting, karaoke, smoke/haze, DJ add-on, delivery, installation, operation, and related event services provided by Flores Vibe Events. The person booking must be at least 18 years old and authorized to make decisions for the event.
2. Quotes, packages, and booking confirmation
Prices shown online are starting prices. The final quote may change based on location, venue access, event size, guest count, schedule, equipment, stairs, parking, travel, and other disclosed requirements. A date is confirmed only when Flores Vibe Events confirms it in writing, the Client accepts the final quote, and both parties sign the Event Service Agreement. Until then, the date may remain available to others.
3. Payment after installation
No deposit is required unless a written quote states otherwise. Full payment is due immediately after installation and successful system testing, before the event service begins or the Client receives access to the equipment. Flores Vibe Events is not required to activate or provide access to the equipment until payment is received. Approved overtime and add-ons must be paid before they begin. Damage, loss, or other post-event charges may be invoiced separately and are due upon receipt.
4. Arrival, setup, and access
The Event Service Agreement will state the scheduled vendor arrival and service times. Unless otherwise agreed, typical arrival is approximately 60–90 minutes before Sound Essential or Party Experience events and 90–120 minutes before Karaoke Night or more complex setups. These are planning estimates, not guarantees, and may be adjusted in writing.
The Client must provide timely access, a reasonably close loading area, safe parking or disclose paid parking, a clear setup area, safe electrical power, venue permission, and an adult authorized to receive the equipment. Delays caused by the Client, venue, guests, or other vendors do not automatically extend the contracted end time.
5. Service end, shutoff, and departure
The Event Service Agreement will identify the event start, the exact time music, karaoke, lighting, DJ service, and effects must stop, and the estimated load-out period. At the contracted service end time, entertainment equipment will be turned off and dismantling will begin. Load-out normally takes approximately 45–90 minutes depending on the package and access and is not entertainment time. Guests and unauthorized persons must stay clear of equipment during dismantling.
6. Additional time
Overtime is subject to staff availability, venue rules, and approval before the contracted end time. Current standard add-on rates are $75 per additional package hour and $100 per additional DJ hour, unless the quote states otherwise. Delays caused by speeches, meals, guests, the venue, or other vendors do not create free overtime.
7. Delivery and travel
Delivery is included within a 25-mile radius. Travel outside that area, tolls, special parking, long carries, stairs, or difficult access may result in a disclosed additional charge.
8. Date changes
A Client may request one date change at least seven days before the event. The new date must generally be within 90 days, is subject to availability, and must use the same package or a package of equal or greater value. Nonrecoverable special-order or third-party costs remain the Client’s responsibility.
9. Cancellations
After the Event Service Agreement is signed: cancellations seven or more days before the event have no cancellation fee, except nonrecoverable special costs; cancellations between 72 hours and seven days before the event may be charged 50% of the contracted total; cancellations less than 72 hours before the event, same-day cancellations, or no-shows may be charged 100%. If Flores Vibe Events has arrived or started setup, the full contracted amount may be due. These amounts are intended to reasonably compensate for the reserved date, preparation, and lost booking opportunity, not as a penalty, and apply only to the extent permitted by law.
10. Outdoor events and weather
The Client must provide a firm, level, fully covered area, safe electricity, and protection from rain, moisture, wind, direct sun, and unstable surfaces. Flores Vibe Events may delay, suspend, relocate, or remove equipment when conditions are unsafe. Weather-related interruption caused by unsafe conditions is not a breach by Flores Vibe Events.
11. Smoke and haze
Smoke or haze will be used only when permitted by the venue and applicable safety requirements. The Client is responsible for confirming venue approval before the event. If the effect is prohibited or unsafe, it will be omitted without an automatic package-price reduction.
12. Venue, electricity, and safety requirements
The Client must obtain venue approval for equipment, sound levels, lighting, screens, and effects; provide adequate electrical service; and ensure the setup does not block exits, walkways, or emergency access. Flores Vibe Events may change or refuse an unsafe setup location.
13. Equipment use, damage, loss, and theft
All equipment remains the property of Flores Vibe Events. Only authorized personnel may move, disconnect, adjust, or operate it unless permission is given. The Client is responsible for reasonable cleaning, repair, or replacement costs for damage, loss, or theft caused by the Client, guests, children, venue staff, other vendors, liquids, misuse, weather exposure, or unauthorized handling. The Client is not responsible for normal wear, manufacturer defects, or damage caused solely by Flores Vibe Events.
14. Guest conduct and right to stop service
No one may climb on equipment, place drinks near it, interfere with cables, threaten or harass staff, or create a dangerous situation. Flores Vibe Events may pause or end service and remove equipment if there is violence, credible threat, severe intoxication, illegal activity affecting safety, unsafe crowd behavior, or risk to people or equipment. Time lost because of Client or guest conduct is not refundable.
15. Volume and authority instructions
Volume and operating hours are subject to venue rules, neighborhood restrictions, law enforcement, fire officials, security, and other authorities. Flores Vibe Events will comply with instructions to lower volume or stop service and is not responsible for an early end required by a venue or authority.
16. Technical issues and service interruption
Flores Vibe Events will inspect and test equipment and make reasonable efforts to correct technical problems. If a failure caused solely by Flores Vibe Events prevents a material part of the paid service, the Client’s remedy will be a reasonable proportional refund for the affected service. Flores Vibe Events is not responsible for interruption caused by venue power, internet service, Client devices, weather, venue restrictions, guest damage, or events outside reasonable control.
17. Force majeure
Neither party is responsible for failure caused by events beyond reasonable control, including severe weather, government orders, venue closure, widespread outage, road closure, emergency, illness that cannot reasonably be replaced, or similar events. The parties will first attempt in good faith to reschedule. Any prepaid amount for a service that cannot be performed will be handled according to the written agreement and applicable law.
18. Photos and video
Flores Vibe Events will use identifiable event photos or videos for advertising only when the Client gives separate permission. Refusing media permission does not affect the booking.
19. Limitation of liability
To the fullest extent permitted by law, Flores Vibe Events is not responsible for indirect, incidental, special, or consequential losses. Except for liability that cannot legally be limited, the total liability arising from an event will not exceed the amount actually paid for the affected service. Nothing in these Terms limits liability for gross negligence, willful misconduct, or any right that cannot be waived by law.
20. Electronic communications and signatures
The parties may communicate and approve details through email or text message. Electronic records and signatures may be used for the Event Service Agreement. The Client should keep a copy of the final quote, agreement, and written changes.
21. Changes and exceptions
No verbal statement changes the Event Service Agreement unless both parties agree. Text messages and emails may document approved changes. A telephone agreement must be confirmed by text or email. A one-time exception does not permanently waive a policy.
22. Governing law and disputes
These Terms and each Event Service Agreement are governed by North Carolina law. Before filing a claim, the parties will attempt in good faith to resolve the issue through written communication. Unless applicable law requires otherwise, disputes will be handled in Guilford County, North Carolina.
23. Contact
Questions about these Terms may be sent to floresvibeevents@gmail.com or by text to (346) 519-4043.
Fecha de vigencia: 31 de julio de 2026
1. Alcance y aceptación
Estas Condiciones se aplican a los servicios de sonido, luces para fiestas, karaoke, humo/haze, servicio adicional de DJ, entrega, instalación, operación y servicios relacionados prestados por Flores Vibe Events. La persona que reserva debe tener al menos 18 años y estar autorizada para tomar decisiones sobre el evento.
2. Cotizaciones, paquetes y confirmación
Los precios publicados son precios iniciales. La cotización final puede variar según la ubicación, acceso al lugar, tamaño del evento, invitados, horario, equipo, escaleras, estacionamiento, distancia y otros requisitos informados. La fecha queda confirmada cuando Flores Vibe Events la confirma por escrito, el Cliente acepta la cotización final y ambas partes firman el Contrato de Servicio. Hasta entonces, la fecha puede permanecer disponible para otras personas.
3. Pago después de la instalación
No se requiere depósito, salvo que una cotización escrita indique lo contrario. El pago total debe realizarse inmediatamente después de completar la instalación y probar correctamente el sistema, antes de que comience el servicio o el Cliente tenga acceso al equipo. Flores Vibe Events no está obligado a activar ni entregar acceso al equipo hasta recibir el pago. Las horas adicionales y extras aprobados deben pagarse antes de comenzar. Los daños, pérdidas u otros cargos posteriores pueden facturarse por separado y vencen al recibirse.
4. Llegada, instalación y acceso
El Contrato de Servicio indicará la hora programada de llegada y los horarios del servicio. Salvo acuerdo diferente, la llegada normalmente será aproximadamente 60–90 minutos antes para Sound Essential o Party Experience y 90–120 minutos antes para Karaoke Night o instalaciones más complejas. Estos tiempos son estimaciones de planificación y pueden ajustarse por escrito.
El Cliente debe garantizar acceso puntual, una zona de descarga razonablemente cercana, estacionamiento seguro o informar si es pagado, un espacio despejado, electricidad segura, autorización del lugar y un adulto autorizado para recibir el equipo. Los retrasos causados por el Cliente, el lugar, invitados u otros proveedores no extienden automáticamente la hora final contratada.
5. Final del servicio, apagado y salida
El Contrato de Servicio indicará la hora de inicio, la hora exacta en que deben apagarse la música, karaoke, luces, DJ y efectos, y el tiempo estimado de desmontaje. A la hora final contratada, se apagará el entretenimiento y comenzará el desmontaje. Normalmente el desmontaje toma aproximadamente 45–90 minutos según el paquete y el acceso, y no cuenta como tiempo de entretenimiento. Los invitados y personas no autorizadas deben mantenerse alejados del equipo durante el desmontaje.
6. Tiempo adicional
El tiempo adicional depende de la disponibilidad del personal, las reglas del lugar y la aprobación antes de la hora final. Las tarifas adicionales actuales son $75 por hora adicional del paquete y $100 por hora adicional de DJ, salvo que la cotización indique otra cantidad. Los retrasos por discursos, comida, invitados, el lugar u otros proveedores no generan tiempo adicional gratis.
7. Entrega y distancia
La entrega está incluida dentro de un radio de 25 millas. Fuera de esa área, peajes, estacionamientos especiales, recorridos largos a pie, escaleras o acceso difícil pueden generar un cargo adicional informado previamente.
8. Cambio de fecha
El Cliente puede solicitar un cambio de fecha con al menos siete días de anticipación. Generalmente, la nueva fecha debe estar dentro de los siguientes 90 días, está sujeta a disponibilidad y debe mantener el mismo paquete o uno de igual o mayor valor. Los gastos especiales o de terceros no recuperables siguen siendo responsabilidad del Cliente.
9. Cancelaciones
Después de firmar el Contrato de Servicio: las cancelaciones con siete días o más de anticipación no tienen cargo, excepto gastos especiales no recuperables; las cancelaciones entre 72 horas y siete días pueden generar un cargo del 50% del total; las cancelaciones con menos de 72 horas, el mismo día o la ausencia del Cliente pueden generar un cargo del 100%. Si Flores Vibe Events ya llegó o comenzó la instalación, puede exigirse el total. Estas cantidades buscan compensar razonablemente la fecha reservada, preparación y oportunidad perdida, no castigar al Cliente, y se aplican solo hasta donde la ley lo permita.
10. Eventos exteriores y clima
El Cliente debe proporcionar un área firme, nivelada y completamente cubierta, electricidad segura y protección contra lluvia, humedad, viento, sol directo y superficies inestables. Flores Vibe Events puede retrasar, suspender, mover o retirar el equipo cuando las condiciones sean inseguras. Una interrupción por condiciones inseguras no constituye incumplimiento de Flores Vibe Events.
11. Humo y haze
El humo o haze se utilizará únicamente cuando el lugar y las normas de seguridad lo permitan. El Cliente debe confirmar la autorización del lugar antes del evento. Si el efecto está prohibido o no es seguro, se omitirá sin una reducción automática del precio.
12. Lugar, electricidad y seguridad
El Cliente debe obtener autorización para el equipo, volumen, luces, pantallas y efectos; proporcionar electricidad adecuada; y asegurarse de que la instalación no bloquee salidas, pasillos o acceso de emergencia. Flores Vibe Events puede cambiar o rechazar una ubicación insegura.
13. Uso, daño, pérdida y robo del equipo
Todo el equipo continúa siendo propiedad de Flores Vibe Events. Solo el personal autorizado puede moverlo, desconectarlo, ajustarlo u operarlo, salvo permiso. El Cliente responde por costos razonables de limpieza, reparación o reemplazo por daño, pérdida o robo causado por el Cliente, invitados, niños, personal del lugar, otros proveedores, líquidos, mal uso, clima o manipulación no autorizada. El Cliente no responde por desgaste normal, defectos del fabricante o daños causados exclusivamente por Flores Vibe Events.
14. Conducta y derecho a detener el servicio
Nadie puede subirse al equipo, colocar bebidas cerca, interferir con cables, amenazar o acosar al personal ni crear una situación peligrosa. Flores Vibe Events puede pausar o terminar el servicio y retirar el equipo si existe violencia, amenaza creíble, intoxicación extrema, actividad ilegal que afecte la seguridad, conducta peligrosa o riesgo para personas o equipos. El tiempo perdido por conducta del Cliente o invitados no será reembolsable.
15. Volumen e instrucciones de autoridades
El volumen y los horarios están sujetos a las reglas del lugar, restricciones del vecindario, policía, bomberos, seguridad y otras autoridades. Flores Vibe Events cumplirá las instrucciones de bajar el volumen o terminar y no será responsable por un final anticipado ordenado por el lugar o una autoridad.
16. Problemas técnicos e interrupciones
Flores Vibe Events revisará y probará el equipo y hará esfuerzos razonables para corregir problemas. Si una falla causada exclusivamente por Flores Vibe Events impide una parte importante del servicio pagado, el remedio será un reembolso proporcional razonable por la parte afectada. Flores Vibe Events no responde por interrupciones causadas por electricidad o internet del lugar, dispositivos del Cliente, clima, restricciones, daño de invitados o hechos fuera de control razonable.
17. Fuerza mayor
Ninguna parte responde por incumplimiento causado por hechos fuera de control razonable, como clima severo, órdenes gubernamentales, cierre del lugar, apagones generalizados, carreteras cerradas, emergencias o enfermedad que razonablemente no pueda reemplazarse. Primero se intentará cambiar la fecha de buena fe. Cualquier pago anticipado por un servicio que no pueda realizarse se manejará según el acuerdo escrito y la ley aplicable.
18. Fotografías y videos
Flores Vibe Events utilizará fotografías o videos identificables para publicidad únicamente cuando el Cliente dé autorización separada. Negarse no afecta la reservación.
19. Limitación de responsabilidad
Hasta donde la ley lo permita, Flores Vibe Events no responde por pérdidas indirectas, incidentales, especiales o consecuentes. Excepto por responsabilidades que legalmente no puedan limitarse, la responsabilidad total relacionada con un evento no excederá la cantidad pagada por el servicio afectado. Nada limita responsabilidad por negligencia grave, conducta intencional o derechos que no puedan renunciarse por ley.
20. Comunicaciones y firmas electrónicas
Las partes pueden comunicarse y aprobar detalles por correo o mensaje de texto. El Contrato de Servicio puede utilizar registros y firmas electrónicas. El Cliente debe conservar copia de la cotización, contrato y cambios escritos.
21. Cambios y excepciones
Ninguna declaración verbal modifica el Contrato de Servicio sin acuerdo de ambas partes. Los mensajes de texto y correos pueden documentar cambios aprobados. Un acuerdo telefónico debe confirmarse por texto o correo. Una excepción concedida una vez no elimina permanentemente una política.
22. Ley aplicable y disputas
Estas Condiciones y cada Contrato de Servicio se rigen por las leyes de North Carolina. Antes de presentar una reclamación, ambas partes intentarán resolver el asunto de buena fe mediante comunicación escrita. Salvo que la ley aplicable exija otra cosa, las disputas se manejarán en Guilford County, North Carolina.
23. Contacto
Las preguntas sobre estas Condiciones pueden enviarse a floresvibeevents@gmail.com o por mensaje de texto al (346) 519-4043.